Hamburg, im Juli 2015: Viele Makler und Reeder erfüllen mit der DAKOSY-Software eDeclaration bereits ihre Meldeverpflichtungen aus der Richtlinie 2010/65/EU an das National Single Window (NSW)

Hintergrund: Die Richtlinie 2010/65/EU regelt die Meldeformalitäten für Schiffe beim Einlaufen in und/oder Auslaufen aus Häfen der Mitgliedstaaten. Ziel ist die Harmonisierung und Vereinfachung der Anmeldeverfahren, die Vereinheitlichung der Meldeformalitäten und die Verpflichtung zur elektronischen Abgabe. Für jeden Hafenanlauf/Transit (NOK) gibt es eine Anlaufreferenz (Visit-ID/Transit-ID) als eindeutigen Schlüssel. Die bisherigen Meldeformulare wurden durch sog. Meldeklassen ersetzt, die jeweils Zusammenfassungen der einzelnen Informationen sind.

Pünktlich zum 27. Mai 2015 ist die Richtlinie 2010/65/EU in Deutschland in Kraft getreten und schon am Umstellungstag begannen viele Makler und Reeder, ihre Schiffsanmeldungen an das National Single Window (NSW) abzusetzen. Hierzu gehören auch die DAKOSY-Kunden Sartori & Berger GmbH & Co. KG und DELTA Klarierungs GmbH. Wie viele andere Schifffahrtsunternehmen hatten die beiden Makler im Vorfeld befürchtet, dass sie erheblichen Mehraufwand zu bewältigen haben. Heute, zwei Monate später, sind die Prozesse in beiden Unternehmen eingespielt, die Befürchtungen relativiert und beide Unternehmen hinsichtlich der Umstellung positiv aufgestellt.

Gerade für Sartori & Berger, die in 2014 über 60 % aller Kreuzfahrtschiffe in Hamburg  betreut haben, hat die Richtlinie zu tiefgreifenden Änderungen geführt. Für jeden Schiffsanlauf müssen vom Kapitän viele Informationen übermittelt werden. Hierzu gehören auch die Passagier- und Crewlisten. Herkömmlich wurden alle Informationen per Fax oder Mail an die zuständigen Behörden gesendet. Heute müssen die Daten elektronisch übermittelt  werden. DAKOSY hat hierfür mit eDeclaration eine komfortable Lösung entwickelt, die als Excel-/Web- und/oder EDI-Variante angeboten wird. Sartori & Berger nutzt mit eDeclaration die Excel-/Web-Lösung. Die Kapitäne erfassen die Daten in einer vorgegebenen Excel-Datei. Hierfür können sie auch z.B. Passagierlisten über einen csv-Import im Web hochladen. Anschließend senden sie die Datei verschlüsselt an eDeclaration. Die Mitarbeiter von Sartori & Berger kontrollieren die Daten auf Vollständigkeit und schicken sie fristgerecht an das NSW. „DAKOSY hat ein sehr innovatives Excel-Formular - nach Meldeklassen unterteilt - entwickelt, in dem alle Felder vorgegeben sind, die vom Kapitän ausgefüllt werden müssen. Für die Kapitäne bedeutet die Umstellung erst einmal einen gewissen Mehraufwand. Aber letztlich werden sie Zeit sparen, da die Basisinformationen, wie zum Beispiel Schiffseinzelheiten oder ETA, nicht mehr in jedes Formular eingetragen werden müssen, sondern nur noch einmal abgefragt werden.“

Auch die DELTA Klarierungs GmbH sendet bereits ihre Schiffsankünfte über die DAKOSY-Lösung an das NSW. Ihre beiden geschäftsführenden Gesellschafter Hendrik Grobe und Mathis Stolle betreuen im Monat rund 65 Schiffe und sind rund um die Uhr an 365 Tagen im Jahr für ihre Kunden da. Wie sein Partner, arbeitet Hendrik Grobe mit eDeclaration: „Die ersten Wochen waren eine gute Zeit zum Testen, da die Meldeverpflichtung noch nicht verbindlich war. Seit Ende Juli 2015 beinhaltet die Hamburger Hafenverkehrsordnung, dass die Anmeldungen an das NSW rechtsgültig sind. Daher können wir uns jetzt darauf verlassen, dass die Behörden die elektronischen Meldungen an das NSW akzeptieren und wir unsere Arbeit über eDeclaration abwickeln können.“

Da die Schiffe auf See häufig keine gute Internetverbindung haben, dürfen die zu übermittelnden Dateien nicht groß sein. Mathis Stolle schickt jedem Kapitän rechtzeitig vor Schiffsanlauf per E-Mail das Excel-Sheet mit einer kurzen Erklärung zu. Nach der Dateneingabe generiert der Kapitän automatisch eine verschlüsselte XML-Datei, die in der Regel nicht größer als 80 KB ist und damit keine große Bandbreite für die Übermittlung erfordert, und schickt sie an DELTA zurück. Das neue Verfahren hat sich bei DELTA gut eingespielt, bestätigt Stolle: „Mittlerweile gehört eDeclaration zu unserem Arbeitsalltag und der anfänglich befürchtete Mehraufwand ist gar nicht so groß. Perspektivisch wird uns eDeclaration im Zusammenspiel mit den Kunden und Behörden sogar Arbeit abnehmen können.“