In Hamburg wurde die Meldeverpflichtung aus der Richtlinie 201065/EU bereits zum 27. Mai 2015 eingeführt. Jetzt zieht Schleswig Holstein nach: Ab Januar 2016 müssen Carrier und Schiffsagenten ihre Schiffsanmeldungen elektronisch über das NSW (National Single Window) an die Häfen in Schleswig Holstein senden.Alle Hafenbehörden stehen damit vor der Herausforderung, ihre IT-Systeme so zu erweitern, dass die Meldungen auch elektronisch empfangen und verarbeiten werden können. Der Kieler Hafen setzt dabei – wie viele weitere Häfen Schleswig Holsteins – auf die Software eDeclaration aus dem Hause DAKOSY.

Hintergrund: Die Richtlinie 2010/65/EU regelt die Meldeformalitäten für Schiffe beim Einlaufen in und/oder Auslaufen aus Häfen der Mitgliedstaaten. Ziel ist die Harmonisierung und Vereinfachung der Anmeldeverfahren, die Vereinheitlichung der Meldeformalitäten und die Verpflichtung zur elektronischen Abgabe. Für jeden Hafenanlauf/Transit (NOK) gibt es eine Anlaufreferenz (Visit-ID/Transit-ID) als eindeutigen Schlüssel. Die bisherigen Meldeformulare wurden durch sog. Meldeklassen ersetzt, die jeweils Zusammenfassungen der einzelnen Informationen sind.

Ursprünglich wurde die Software eDeclaration speziell auf die Bedürfnisse der Hamburger Behörden sowie der Carrier und Agenturen hin entwickelt, damit diese ihre Meldeverpflichtungen aus der Richtlinie 2010/65/EU einfach und komfortabel erfüllen können. In enger Zusammenarbeit mit der Kieler Hafenbehörde hat DAKOSY inzwischen die Software so erweitert, dass auch die Bedürfnisse des Kieler Hafens vollumfänglich abgedeckt werden. Michael Schmidt, Amtsleiter und Hafenkapitän vom Hafen Kiel ist von der neuen Anwendung überzeugt: „Die Umsetzung der Richtlinie 2010/65 hat uns anfänglich vor einige Herausforderungen gestellt. Auf diversen Workshops und Informationsveranstaltungen wurden wir auf DAKOSY als IT-Dienstleister für diesen Service aufmerksam. Wir haben mit DAKOSY sehr konstruktive Gespräche geführt, die letztlich den Grundstein für unsere sehr gute Zusammenarbeit gebildet haben.“

Sukzessive wurden in die Anwendung alle fachlichen Anforderungen in enger Abstimmung mit der Behörde integriert, so dass eDeclaration nicht mehr nur die Abholung der NSW-Daten ermöglicht, sondern bei weiteren Aufgaben unterstützt. Die Anwendung verfügt auch über ein Gefahrgutmodul, eine Liegeplatzverwaltung, ein Statistik-Modul und eine komfortable Möglichkeit des Dokumentenexports. Schmidt ist von der neuen Anwendung angetan: „Mit eDeclaration erhalten wir jetzt eine Software, die viel mehr kann, als wir anfangs erwartet hatten. Wir können zum Beispiel den Carriern die gemeldeten Liegeplätze direkt in eDeclaration bestätigen oder einen neuen Liegeplatz benennen. Auch können wir auf die Anwendung mobil über Smartphone zugreifen. Dies ist für uns ein sehr großer Vorteil, da auf diese Weise auch unser Bereitschaftsdienst außerhalb der Bürozeiten Zugriff auf die Meldungen hat.

Inzwischen ist die Weiterentwicklung von eDeclaration abgeschlossen. Im Testbetrieb, der seit Anfang November läuft, werden zurzeit die letzten Feinheiten abgestimmt, so dass das Hafenamt Kiel pünktlich zur Stichtagsumstellung am 1. Januar 2016 alle Anforderungen aus der Meldeverpflichtung erfüllen kann und über die Zusatzmodule viele Arbeitsprozesse deutlich vereinfachen wird können.