Interview • 10.12.2025
Gestalten statt verwalten
Im Gespräch mit Melanie Schmaljohann, Leiterin Hauptzollamt Hamburg
Seit zehn Monaten leitet Melanie Schmaljohann in Hamburg das größte Hauptzollamt Deutschlands, mitten in der Hafencity. Im Interview mit dem DAKOSY-Magazin gibt die 50-jährige Juristin einen Einblick in ihren neuen Arbeitsplatz. Dieser wirkt alles andere als zolltechnisch nüchtern. Im Vordergrund stehen Faktoren wie Zusammenarbeit, Kommunikation und natürliche Intelligenz.
Interview mit Melanie Schmaljohann
für das aktuelle Magazin
Seit Februar 2025 leitet Melanie Schmaljohann das Hauptzollamt Hamburg. „Schweizer Grenze kann ich, jetzt bin ich im Hafen“, sagt die 50-jährige Juristin schmunzelnd. Doch aufgrund der verschiedenen Dienststellen, die sie seit ihrem Eintritt in die Zollverwaltung 2004 durchlaufen hat, weiß sie, dass sie sich schnell in neue Themen einarbeitet. Zu ihren beruflichen Stationen zählen unter anderem Karlsruhe, Nürnberg und Neustadt/Weinstraße. Von 2005 bis 2012 trainierte sie zudem Führungskräfte - ein Thema, das ihr bis heute besonders am Herzen liegt. In ihre Heimat kehrte die gebürtige Hamburgerin 2017 zurück, wo sie zuletzt das Einfuhrreferat der GZD leitete. Das Einzige, was Frau Schmaljohann in Hamburg vermisst, ist die Nähe zu Frankreich – ein Land, mit dem sie viel verbindet. In Straßburg hat sie einen Abschluss in Europarecht gemacht und später sogar eine Zeitlang im Elsass mit einer Sondergenehmigung gelebt. Dieser bedarf es, wenn man als Beamtin im Bundesdienst außerhalb Deutschlands den Wohnsitz wählt.
(Foto Hauptzollamt Hamburg)
Im Februar haben Sie die Leitung des größten Hauptzollamts Deutschlands übernommen. Sie beschreiben den Posten als „den schönsten Job, den man in der Verwaltung haben kann“. Was reizt Sie an Ihrer Aufgabe?
Es ist in der Tat mein Traumjob. Unser Hauptzollamt – das größte in Deutschland – ist unglaublich spannend und vielfältig. Wir bilden alle Aufgaben ab, die es auf der Ortsebene gibt und zusätzlich bringt der Hafen eine besondere Dynamik ins Amt. Ich bin umgeben von vielfältigen Aufgaben, Gestaltungsspielräumen und Menschen, die aus Überzeugung mitarbeiten. Schon morgens, wenn ich in Tornesch in den Zug steige, freue mich auf meine Arbeit. Das ist ein schönes Gefühl.
Das größte Hauptzollamt Deutschlands – das ist schon beeindruckend. Haben Sie ein paar damit verbundene Kennzahlen, damit man sich das besser vorstellen kann?
Wir sind das größte von insgesamt 41 Hauptzollämtern, sowohl in Bezug auf die 2.100 Beschäftigten als auch auf die Einnahmen. Wir haben im vergangenen Jahr rund 28 Mrd. € an Abgaben eingenommen und tragen damit ein Fünftel zum Gesamtergebnis des deutschen Zolls bei. Auch wenn man mit dem Hafen in erster Linie Zölle assoziiert, liegen diese nur bei 1,5 Mrd. €. Die Einfuhrumsatzsteuer ist mit 12,8 Mrd. € der zweitgrößte Posten. Was uns bei der Einnahme so groß macht, sind die Verbrauchsteuern mit 13,5 Mrd. €, die vornehmlich aus den Bereichen Energie und Mineralöl stammen.
Welche Themenfelder fordern das Hauptzollamt mit Blick auf den Wirtschaftsstandort Hamburg aktuell am stärksten?
Der Bereich der Verbrauchsteuern bindet aufgrund der Anzahl und Größe der Unternehmen viel Personal. Ein weiterer Fokus liegt auf der Finanzkontrolle Schwarzarbeit. Hier wollen wir illegale Beschäftigung verhindern und unsere Sozialsysteme schützen. Rund um den Hafen binden die zollrechtlichen Verfahrensvereinfachungen sowie der „zugelassene Wirtschaftsbeteiligte AEO“ viele Ressourcen. Auf der einen Seite gewinnt die Abfertigung durch diese Möglichkeiten an Geschwindigkeit. Auf der anderen Seite folgt daraus verwaltungsseitig ein hoher Aufwand. Wir betreuen über 15.000 Bewilligungen, Zulassungen und Vereinfachungen von über 5.800 Wirtschaftsbeteiligten.
Der massiv angestiegene Drogeneinfuhrschmuggel gab Anlass, die Hafensicherheit zu erhöhen. Als eine der Maßnahmen wird die digitale Freistellung über German Ports seit 1. Oktober eingeführt. Welche Bedeutung hat dies aus Sicht Ihrer Behörde für den Hafen?
Mit der Digitalisierung der Freistellung wurde eine vorhandene Sicherheitslücke im Importprozess wirksam geschlossen. Das wirkt sich positiv auf die Gefahrenabwehr im Hafen aus. Aus Sicht des Zolls ist es gelungen, Schmuggelbekämpfung und Sicherheit als ein gemeinsames Thema zu verankern, zu dem alle beitragen, anstatt es allein den Behörden zu überlassen.
Für mich ist das Verständnis zentral, dass die Drogenkriminalität die Stadt Hamburg als Ganzes betrifft. Sie endet nicht an der Hafengrenze, sondern bringt Verelendung, Gewalt und Geldwäsche mit sich – all das wollen wir hier nicht.
Der Hamburger Hafen ist eine bedeutende Drehscheibe des Welthandels. Inwieweit hat der Zoll das Thema schnelle Abfertigung auf der Agenda?
Das Thema hat für mich absolute Priorität. Die Abfertigung muss zügig laufen. Das ist uns in diesem Jahr gut gelungen. Wir haben keine nennenswerten Abfertigungsrückstände. Es ist unser Anspruch, die Anmeldungen so zügig wie möglich abzuarbeiten.
Ich möchte an dieser Stelle ausdrücklich für die vorzeitige Zollanmeldung werben. Sie wirkt wie ein geschenktes Zeitfenster. Während sich die Ware noch auf See befindet, kann bereits die vorzeitige Zollanmeldung gesendet werden. Etwaige Rückfragen lassen sich so abarbeiten, bevor die Fracht im Hafen ist. Sofern alle Unterlagen vorliegen und die Anmeldung korrekt ist, wird die Ware mit der endgültigen Gestellung umgehend überlassen. Viele Wirtschaftsbeteiligte nutzen diese Möglichkeit bereits. Etwa zwei Drittel der Sendungen werden vorzeitig beim Zoll angemeldet.
Hamburg zeichnet sich durch die gute Zusammenarbeit von Zoll und Wirtschaft aus. Warum ist der Austausch so wichtig?
Die Vernetzung in Hamburg ist sehr eng. Wir haben das gemeinsame Ziel einer zügigen und reibungslosen Abfertigung. Ein frühzeitiger Austausch – beispielsweise mit Softwaredienstleistern über technische Neuerungen – ermöglicht es allen Beteiligten, sich rechtzeitig auf Veränderungen einzustellen und von Beginn an funktionierende Prozesse zu gewährleisten. Das Prinzip des frühzeitigen Dialogs gilt in gleicher Weise für neue Gesetze und Verordnungen. In der Regel gibt es für die Umsetzung nicht nur einen einzigen Weg, sondern einen rechtlichen Korridor. Innerhalb dieses Gestaltungsspielraums suchen wir mit den Wirtschaftsbeteiligten nach Lösungen, die sowohl unseren Verwaltungszielen entsprechen als auch in die Abläufe der Beteiligten passen. Diese Zusammenarbeit funktioniert sehr gut.
Wie bewerten Sie den aktuellen Digitalisierungsgrad bei der Zollabwicklung?
Bei der Abfertigung setzen wir mit ATLAS ein elektronisches Zollsystem ein, das alle Zollverfahren vollständig digital abbildet. Aktuell wird das Einfuhrmodul – es war das älteste innerhalb der ATLAS-Architektur – komplett überarbeitet. Sichtbar wird dies für die Anwender unter anderem in komfortableren Oberflächen und verbesserten Auswertungsmöglichkeiten.
Parallel stehen wir durch immer mehr EU-Vorhaben und Datenbanken vor der Herausforderung, zusätzliche Systeme nutzen zu müssen. Das ist in der operativen Abwicklung spürbar. Wenn ein Beamter parallel in mehreren Systemen arbeitet, verlangsamt das den Prozess. Unser langfristiges Ziel ist es daher, über Schnittstellen möglichst viele Informationen in einem System zu bündeln.
Wo sehen Sie noch Luft nach oben?
Ein Beispiel für ungenutztes Potenzial ist die ATLAS-Anwendung ZELOS. Sie bietet die Möglichkeit, auf E-Mails mit gescannten Anhängen oder Originaldokumente vollständig zu verzichten und Unterlagen strukturiert in ATLAS bereitzustellen. Doch in den vergangenen Jahren standen zahlreiche verpflichtende Neuerungen – etwa im Zusammenhang mit dem Brexit oder dem E-Commerce – im Vordergrund. Das hat viele Entwicklungsressourcen gebunden. Für zusätzliche, komfort- und geschwindigkeitssteigernde Lösungen, die nicht zwingend vorgeschrieben waren, blieb kaum Spielraum. Um so mehr wünschen wir uns jetzt eine breitere Nutzung von ZELOS. Dies würde die Prozesse spürbar beschleunigen und zugleich die Qualität und Nachvollziehbarkeit verbessern.
Welche Neuerungen und Änderungen sollten die Wirtschaftsbeteiligten für 2026 im Blick behalten?
Im Import wird die CBAM-Verordnung zum 1. Januar vollständig angewendet. Sie dient dazu, CO₂-Emissionen importierter Waren durch einen Ausgleichsmechanismus an den EU-CO₂-Preis zu koppeln und damit Wettbewerbsverzerrungen zu verhindern. Zu den erfassten Waren zählen unter anderem Zement, Düngemittel, Eisen, Stahl und Aluminium. Diese werden künftig nur noch zum freien Verkehr überlassen, wenn der Anmelder ein zugelassener CBAM-Anmelder ist.
Im Export wird das Wiederausfuhrkontrollsystem (WKS) als neue ATLAS-Fachanwendung eingeführt. Ab dem 1. Juli sind summarische Ausgangsanmeldungen und Wiederausfuhrmitteilungen verpflichtend über das WKS abzugeben. Die zollseitige Änderung ist besonders für den Hamburger Hafen als bedeutender Transshipment-Hub wichtig.
Die ATLAS-Verfahren für Centralised Clearance – CCE für den Export und CCI für den Import – verändern die Abwicklung von Zollanmeldungen grundlegend. Welche Auswirkungen erwarten Sie für Ihre operativen Bereiche?
Beide Verfahren ermöglichen es Unternehmen, Zollanmeldungen zentral an einer zuständigen Zollstelle abzugeben und abwickeln zu lassen – unabhängig davon, an welchem Ort innerhalb der EU sich die Ware physisch befindet. Soweit zur Theorie. Praktisch stehen wir ganz am Anfang. Das Exportverfahren CCE steht in ATLAS bereit, es gibt aber noch keinen Wirtschaftsbeteiligten, der damit arbeitet. Für das Importverfahren CCI bauen wir aktuell die technische Umgebung. Künftig müssen die Zollverwaltungen länderübergreifend miteinander kommunizieren, um die Daten für die Gestellung und die Zollanmeldung auszutauschen. Allerdings ist es für Unternehmen, die Importe zentral an ihrem Produktionsstandort anmelden möchten, mit einer Bewilligung nicht getan. Sie müssen zusätzlich die sektoralen Vorschriften der Einfuhrländer einhalten und diese in den Zollprozess integrieren. Angesichts der vielen Unbekannten können wir die Relevanz für die Nutzung zum heutigen Zeitpunkt nicht einschätzen.
Künstliche Intelligenz und die Nutzung von Metadaten gewinnen zunehmend an Bedeutung. Wo sehen Sie Potenzial, solche Technologien künftig im Zollkontext einzusetzen?
Vor der KI kommt aus meiner Sicht die NI, das heißt die natürliche Intelligenz. Dieser Anteil kommt mir in der aktuellen Diskussion viel zu kurz. Ich brauche eine natürliche Intelligenz, um die KI zu füttern. Im Zentrum stehen weiter Menschen, welche die Informationen erheben, bewerten und damit das System am Laufen halten. Folglich brauchen wir zunächst einmal gut geschultes Personal, das die KI-Prozesse professionell bespielt.
Bezogen auf das HZA in Hamburg kann KI beispielsweise unterstützen, indem sie für Kontrollen und Risikoanalysen relevante Daten sammelt und auswertet. Aber wir programmieren hier am Standort nichts selbst, sondern sind nur Nutznießer. Für KI-und IT-Entwicklungen gibt es unser Innovations- und Digitalzentrum, das bei der Generalzolldirektion angesiedelt ist.
Dort wurde zum Beispiel die im vergangenen Jahr auf den Markt gekommene e-Zoll-App konzipiert. Mit dieser können Privatkunden ihre Zollanmeldungen für Post- und Kuriersendungen digital und KI-gestützt abgeben. Sind alle Unterlagen vorab eingereicht, geht die Aushändigung der Pakete deutlich schneller. Wir sprechen aus Erfahrung, denn wir haben eine Zollstelle bei uns im Haus.
Zusammenfassend lässt sich sagen: Der Zoll befindet sich im Wandel – von Digitalisierung bis hin zur EU-Harmonisierung. Was bedeutet dieser Veränderungsprozess für Sie persönlich als Führungskraft?
Veränderungen sind für mich untrennbar mit Kommunikation verbunden. Während meiner Laufbahn habe ich viele Jahre Führungskräfte trainiert. Eine Lernkurve aus dieser Zeit ist, dass Veränderung nur gelingen kann, wenn ich alle mitnehme. Das braucht die Fähigkeit, offen zuzuhören, Einwände ernst zu nehmen und sich mit diesen auseinanderzusetzen. Wenn man erklären kann, warum eine Veränderung notwendig ist, steigt die Bereitschaft, sie mitzutragen – auch wenn sie nicht in allen Punkten den persönlichen Bedürfnissen entspricht.
