Testimonial • 16.06.2022
DAKOSY-GE-Dreiklang im Einsatz
bei der Spedition Dirk Vollmer
Die Digitalisierung steht bei der Spedition Dirk Vollmer aus Neu Wulmstorf ganz oben auf der Prioritätenliste. Das mittelständische Unternehmen mit rund 60 Mitarbeitern setzt dafür auf einen Dreiklang von DAKOSY: Seit April 2021 ist die Speditionssoftware DAKOSY GE, die Zollsoftware ZODIAK GE sowie die Intermodal-Lösung UNIKAT GE für die Slotbuchung bei den Terminals im Hamburger Hafen im Einsatz.
Über die Dirk Vollmer GmbH
>> Die 2004 gegründete Spedition Dirk Vollmer aus Neu Wulmstorf ist auf internationale Luft- und Seefracht, Transporte inklusive Zollbehandlung sowie Lagerdienstleistungen spezialisiert. Sie beschäftigt knapp 60 Mitarbeiter und verfügt über eine 20.000 m² große Logistikhalle sowie einen Fuhrpark mit 25 eigenen Fahrzeugen und setzt darüber hinaus festfahrende Unternehmer ein. Zu den weiteren Dienstleistungen gehören unter anderem wöchentliche Sammelladungen zu den Kanarischen Inseln, Kommissionieren, Veredelung und Retourenlogistik.
Zum Tagesgeschäft von Dirk Vollmer, Inhaber der gleichnamigen Spedition, gehört die Abwicklung internationaler See- und Luftfracht inklusive der Zollbehandlung sowohl für Sammelgut als auch für Container, die Kommissionierung im 20.000 m² großen Lager und die Durchführung von Vor- und Nachläufen mit einem eigenen Fuhrpark. Mit der Software von DAKOSY gelingt es dem Team, das stetig steigende Arbeitspensum zu bewältigen.
Die Erfolge seiner Digitalisierungsstrategie kann Vollmer konkret benennen: „Dank der DAKOSY-Software müssen wir einen Auftrag nur einmal erfassen und können ihn so bearbeiten, dass die weiteren Vorgänge, wie zum Beispiel die Zollabwicklung, automatisiert erfolgen. Auch kann uns ein Importcontainer nicht mehr durchrutschen, wenn er abholbereit am Terminal ist, da wir automatisiert über den Status informiert werden. Das ist für uns eine enorme Arbeitserleichterung und Zeitersparnis.“
„Dank der DAKOSY-Software müssen wir einen Auftrag nur einmal erfassen und können ihn so bearbeiten, dass die weiteren Vorgänge, wie zum Beispiel die Zollabwicklung, automatisiert erfolgen. Auch kann uns ein Importcontainer nicht mehr durchrutschen, wenn er abholbereit am Terminal ist, da wir automatisiert über den Status informiert werden. Das ist für uns eine enorme Arbeitserleichterung und Zeitersparnis.“
Software aus einem Guss
Dirk Vollmer bietet Spedition- und Zollaktivitäten aus einer Hand an. So war es für ihn folgerichtig, dass die dazugehörige Software auch aus einem Guss ist.
Das Transportmanagement-System (TMS) bildet die Basis.
Der Auftrag wird in DAKOSY GE erfasst. Die einmal hinterlegten Sendungsdaten werden für die Erstellung sämtlicher Dokumente inklusive der Zollabwicklung und Abrechnung genutzt. „Von der Auftragsabwicklung bis zum Zollabgabenbescheid können wir mithilfe der Software alles sauber abbilden. Dabei sind die Programme überwiegend selbsterklärend,“ bestätigt Ramona Parisella, verantwortlich für Im- und Export bei Dirk Vollmer.
Minutenschnelle Zollrückmeldungen
„Für uns entfallen für den Importprozess die zeitraubenden Nachfragen nach der ATB-Nummer beim Carrier und dem Lösch-Ist beim Terminal. Außerdem wird der Zollprozess durch eine Statusnachricht von der IMP an ZODIAK GE automatisiert - und damit zum frühestmöglichen Zeitpunkt auch außerhalb unserer Arbeitszeiten - angestoßen. Beispielsweise liegen in der Regel für die am Wochenende gelöschten Container die Freistellungen des Zolls bereits am Montagmorgen vor. Daraus resultieren Zeitgewinne“, konkretisiert Parisella.
Vorausschauende Planung dank Slotbuchung
Neben einer effizienten Steuerung der Zollprozesse, spielt die DAKOSY-Software auch für die Disposition eine wichtige Rolle. Beispielsweise kann der Nachlauf des Containers mithilfe der Automatisierung optimal vorrausschauend geplant werden. Denn sobald die Freistellung vorliegt, kann der Disponent bis zu drei Werktage im Voraus passgenau einen Zeitslot über die Intermodal-Software UNIKAT GE für die Abholung bei den Hamburger Terminals buchen.
Automatisierte Zollabwicklung mit der IMP – Import Message Platform
Viele manuelle Arbeitsschritte spart Ramona Parisella, verantwortlich für Im- und Export bei Dirk Vollmer durch die Nutzung der IMP. Dafür sendet sie, circa zehn Tage vor Schiffsankunft, mit der Verfügung folgende Informationen zu dem erwarteten Container an die IMP: Die Containernummer, das Bill of Lading und den Verkehrsträger, mit dem der Weitertransport zum Kunden erfolgen soll. Im Gegenzug erhält sie von der IMP die „Vorzeitige summarische Anmeldung“ (ATB-Nummer), die auf Basis des zuvor vom Carrier an die IMP übermittelten Importmanifestes erzeugt wurde. Mit dieser kann Parisella in der Zollsoftware ZODIAK GE die „vorzeitige Einfuhrzollanmeldung“ an den deutschen Zoll mit dem Vermerk vorbereiten, dass die Bestätigung automatisch erfolgen soll. Der Rest passiert ohne manuelles Zutun: Sobald das Schiff angelegt hat und der IMP die Lösch-Ist-Meldung des Terminals vorliegt, wird der vorbereitete Zollprozess automatisch an ATLAS ausgelöst.
„Die Nutzung der Auto-IMP-Prozesse lohnt sich schon ab zehn Containern im Monat, da kein manuelles Eingreifen in den Vorgang mehr nötig ist und sich die Mitarbeiter auf andere Tätigkeiten konzentrieren können“, bestätigt Dirk Vollmer. Positiv überrascht war der Unternehmer auch, dass es – seit er Kunde bei DAKOSY ist – so gut wie keine Rückfragen vom Zoll mehr gibt. Er führt dies auf die hohe Qualität und Praxistauglichkeit der Software ZODIAK GE zurück. Auch exportseitig ist ihm positiv aufgefallen, dass die Spedition innerhalb von Minuten Rückmeldungen von dem zollseitigen IT-Verfahren ATLAS bekommt.
Mit Blick auf die Zukunft will der geschäftsführende Inhaber Vollmer zunächst die vorhandenen Funktionalitäten der neuen Software noch besser nutzen. Hierzu zählt die neue Zollfunktion Drag&Map Customs. „Mit dem Tool lassen sich Sendungsdaten aus den bei uns vorhandenen Excel-Listen mit bis zu 40 Positionen automatisiert in die Zollsoftware hochladen. Das zeitliche Einsparpotenzial ist enorm“, freut sich Vollmer. „Im nächsten Schritt wollen wir uns noch besser digital aufstellen und unsere IT-Systeme weiter ausbauen. Dabei setzen wir auf DAKOSY."